Planejar um evento é difícil!
Se a organizar uma reunião pequena, envolvendo apenas cinco participantes, pode ser um grande desafio, imagine planejar um grande show com DJ de renome e 100.000 participantes. A dor de cabeça é enorme!
Embora o planejamento de eventos possa certamente ser desafiador, também pode ser emocionante. Além disso, uma vez que você pega o jeito, o processo não é exatamente um monstro de sete cabeças, e se você conhece os segredos, até mesmo planejar um grande evento pode ser fácil.
Aqui, compartilharemos esses segredos e, embora cada evento seja certamente único, neste guia, vamos sugerir algumas dicas práticas que você pode seguir para qualquer evento.
Contrate uma equipe
Um bom evento requer a contribuição de muitas pessoas diferentes. Comece decidindo quem deve estar envolvido e quais são suas funções até o fim. Isso ajuda a agilizar o trabalho. Tenha alguém encarregado de se comunicar com as pessoas que lideram cada área. Por sua vez, estes últimos devem alocar tarefas dentro de suas equipes. Isso garante que as coisas avancem com eficiência à medida que o evento se aproxima.
Contrate uma equipe
Ter um plano de evento abrangente o ajudará significativamente no gerenciamento de sua equipe e coordenação de voluntários, também pode ajudar na obtenção de talentos e patrocínios.
O plano do evento deve abranger os seguintes elementos do evento:
- Orçamento
- Local
- Logística
- Palestrantes/talentos
- Apresentadores
- Cronograma
- Entretenimento
- Plano de promoção
- Gerenciamento de registro (software de registro de eventos, pagamento de eventos, rastreamento, check-in no local)
- Plano de patrocínio e gestão
- Gerente de funcionários
Dependendo do seu evento, você também pode incluir elementos adicionais ao plano e também deve considerar o desenvolvimento de um cronograma detalhado para acompanhar o plano do evento.
Funcionários
Essa categoria pode muitas vezes ser esquecida, mas é fundamental listar todos os serviços que serão necessários em seu evento. Isto porque os custos da contratação devem ser incluídos no orçamento.
Além disso, é importante levar em conta os custos de transporte e hospedagem de sua equipe, especialmente se você estiver fora da cidade. Até mesmo o orçamento do tempo da equipe (no que eles estariam gastando se não estivessem trabalhando neste evento) pode ajudá-lo a decidir se essa reunião extra vale a pena.
Divulgação
Você pode usar vários canais ao divulgar seu evento: propaganda, marketing de mídia social, envio de um comunicado à imprensa, marketing por e-mail e assim por diante.
No entanto, a melhor abordagem é projetar seu esforço de marketing com base em seus participantes-alvo: seu comportamento on-line, como eles aprendem sobre novos eventos, quais canais eles frequentam e assim por diante. Então, novamente, realize uma pesquisa de mercado completa e reúna o máximo de informações que puder.
Seguro Eventos
Infelizmente, não é possível planejar tudo, como condições climáticas extremas, acidentes ou doenças que podem deixar o evento em uma situação difícil. Felizmente, o Seguro de Eventos pode ajudar a te proteger dos prejuízos!
Se você está investindo muito dinheiro em seu evento, você pode querer contratar essa modalidade de seguro. As coberturas incluem indenização em caso de acidentes que provoquem danos ao local de evento e despesas relativas avarias a equipamentos. Cobre também danos físicos a terceiros e cancelamento do local utilizado ou cancelamento de artistas convidados.
Este seguro não deve ser visto como uma despesa a parte, mas sim uma necessidade! E para ter certeza que você está com a proposta ideal é preciso contratar com uma corretora de confiança.
Venha para a Nossa Seguros, aqui sua necessidade é nossa prioridade!
